L’impression en entreprise : un enjeu économique

On considère qu’une entreprise dépense chaque année en moyenne 2 % de son chiffre d’affaire pour imprimer des documents, ce qui revient à dire que ce poste représente un enjeu économique important. Cependant, loin d’être une fatalité pour les entreprises, les coûts d’impression sont facilement maîtrisables et peuvent être limités à condition d'opter pour un matériel informatique adéquat et de bonnes pratiques.

L’importance des coûts liés à l’impression professionnelle

L'achat d'une imprimante s'inscrit comme un investissement incontournable pour toute entreprise aujourd'hui quel que soit son domaine d'activité. Les entreprises impriment toujours plus et ce, malgré l’avènement du numérique qui tend à limiter le gaspillage de papier. Documents commerciaux, contrats, notes internes… les habitudes de travail ont la vie dure et de nombreuses entreprises peinent encore à réduire leur budget impression. Si vous envisagez d'acheter une imprimante professionnelle à la fois performante et économique à l'usage, consultez cette page. Vous trouverez certainement un modèle adapté à vos besoins.

Le coût de l'impression en entreprise : quelques chiffres pour mieux comprendre

On estime qu’un salarié imprime encore une trentaine de pages par jour et qu’une imprimante de bureau génère en moyenne 8 000 pages par mois, utilise 2,4 tonnes de papier, de nombreux consommables (entre-autres 23 cartouches) et près de 750 KWH d’électricité. Plusieurs études évaluent entre 1 % et 3 % les coûts d’impression sur le budget d’une entreprise de taille moyenne. Par ailleurs, 45 % des PME ont fait face à une augmentation de leur frais d’impression au cours des dernières années. Ce constat s’explique en premier lieu par les impressions couleurs qui font grimper le coût du poste "consommable". Le cabinet d’études IDC indique que chaque euro dépensé pour une impression génère 10 € de frais pour l’entreprise incluant consommables, support et maintenance. Le gaspillage de papier impacte aussi lourdement sur l’équilibre financier d’une entreprise. La gestion des coûts de fonctionnement à travers l’achat de cartouche et toner d’encre toujours plus chers, de rames de papier sans oublier la maintenance des imprimantes (réparations, changements de pièces…) s’avère un enjeu de premier plan pour la survie de toute société.

L'importance de réduire les coûts d'impression

Réduire la consommation de papier et les coûts d’impression au sein de l’entreprise est donc primordial. Gérer ses coûts de fonctionnement à ce niveau s’impose même comme un enjeu économique à très court terme. Le choix d’un modèle d’imprimante d’entreprise comme l'un de ceux proposés par le fabricant Brother est essentiel. La diminution des frais d’impression est par ailleurs corrélée à l’adoption des nouvelles technologies qui permettent de numériser les documents et ainsi de stocker et partager des informations en évitant d’imprimer à tout va. Diverses solutions existent pour réduire les coûts d’impression en entreprise tout en augmentation sa rentabilité.

Procéder à un audit complet des usages pour rationaliser le parc d’impression

Un audit de fond portant sur les usages et les process au sein de l'entreprise aide à économiser les coûts d’impression et à gagner en productivité. En effet, il est prouvé qu’un audit peut aider à réduire au moins de 15 % l’ensemble des dépenses liées à l’impression. La répartition des points d'impression peut être tout d'abord rationalisée au sein d’une structure en fonction des besoins, des activités métiers ou encore des services. Des quotas peuvent aussi être mis en place pour limiter les volumes. Avec une imprimante numérique qui permet d’imprimer des documents directement depuis un ordinateur, un seul et même appareil peut être partagé par plusieurs ordinateurs reliés. Au sein d’une entreprise, il est important de mettre en évidence les imprimantes qui sont les plus gourmandes en encre, en énergie et celles qui reviennent le plus cher en réparations diverses. Vous pourrez de cette manière déterminer plus précisément les failles et adapter le parc d'imprimantes en fonction du résultat. Il peut être par exemple plus rationnel de remplacer plusieurs petits équipements (fax, scanner, photocopieur etc.) par une seule imprimante multifonctions comme un équipement de la marque Brother pour ne citer que cette marque, qui serait partagé en réseau par le personnel.

Suivre votre consommation

Suivre la consommation de votre ou vos imprimante(s) et l’analyser pour connaître les besoins d’impression de l’entreprise permet de trouver le matériel adapté à son bon fonctionnement. Ce suivi va participer à réduire considérablement la facture de consommables. Connaître aussi le prix de revient de vos impressions par page est nécessaire pour réduire vos dépenses. Outre l’achat d’une imprimante adéquate, il est tout aussi judicieux de privilégier l’achat de cartouches de grande capacité qui sont prévues pour imprimer un plus gros volume de feuilles pour un prix moins élevé. Certaines cartouches vont ainsi vous permettre de réduire drastiquement vos coûts d’impression. Les marques d’imprimantes connectées vous proposent l’installation de logiciels spécifiques grâce auxquels vous pouvez suivre en temps réel la consommation de votre parc d’imprimantes. Vous pouvez ainsi visualiser le nombre d’impressions en couleur, en noir et blanc, la consommation d’encre etc. En installant cet outil sur chaque imprimante de votre parc vous comprendrez mieux où sont répartis les besoins et les postes les plus lourds en impression.

Définir le modèle d'imprimante le plus adapté

Après cette analyse, il sera plus facile de déterminer le choix du modèle d’imprimante le plus à même de rationaliser vos coûts d’impression.

Les avantages offerts par un matériel plus compact

Les avancées technologiques en matière d’équipement bureautique ont permis d’élaborer des imprimantes multifonctions qui proposent désormais jusqu’à 4 fonctionnalités dans un seul et même équipement. Les imprimantes multifonctions les plus courantes combinent trois fonctions de base en un seul appareil :

• L'imprimante
• Le scanner
• La photocopieuse

Ces imprimantes sont beaucoup plus économiques que les modèles mono-fonctions. Elles nécessitent moins de temps de chauffe pour imprimer et sont moins énergivores car elles n'ont besoin que du branchement d'un seul appareil. Les imprimantes compactes représentent aussi une bonne option pour les entreprises qui disposent d’un espace limité. La diminution des frais d’impression est également corrélée à l’adoption de nouvelles technologies qui sont capables de numériser les documents, de les stocker et de partager des informations en évitant d’imprimer à tout-va en gaspillant encre et papier. L’impression numérique, couramment utilisée dans les entreprises est une technique d’impression qui permet d’imprimer des documents directement depuis un ordinateur. La vitesse d impression est un autre critère important dans le choix de toute imprimante. Elle représente le nombre de pages ou de photos que l'imprimante est en capacité de produire à la minute. Dans le cas d'un usage intensif en milieu professionnel, il est préférable d'investir dans un matériel plus rapide qui vous garantira à coup sûr un gain de temps précieux et l'assurance d'augmenter par la même occasion votre productivité.

Choisir la meilleure technologie d’impression

Le choix de la technologie d'impression est essentiel pour une entreprise car elle affecte principalement les coûts mensuels d'impression. La technologie d’une imprimante Brother ou de toute autre marque se détermine donc en fonction des besoins d’impression au mois et de la nécessité de l’entreprise d’imprimer en couleur et/ou en noir et blanc. Les technologies les plus connues sont essentiellement la technologie Laser et la Jet d'encre. Elles répondent toutes deux à des besoins spécifiques :

• La technologie jet d’encre reste plus adaptée à un usage domestique.
• La technologie Laser est idéale pour imprimer de manière qualitative et rapide des textes et des graphiques. Elle est à privilégier pour imprimer de gros volumes de documents. Une imprimante laser est aussi plus chère à l’achat et en entretien qu’une imprimante à jet d’encre mais offre des impressions plus nettes et assure une vitesse d’exécution bien plus performante que le jet d’encre.

La mise en place de pratiques d'impression éco-responsables au sein de l'entreprise

Une démarche d’impression éco-responsable génère une réelle source d’économies au sein de l’entreprise mais participe aussi à réduire son empreinte carbone. D'une manière générale, imprimer des documents professionnels doit désormais rester exceptionnel bien que ce ne soit pas toujours possible... Le recyclage des impressions s’inscrit comme une solution pour limiter les coûts. Cela passe par l’achat de papier recyclé ou par l’impression de documents recto-verso. Les nouvelles pratiques peuvent aussi prendre la forme d'une utilisation restreinte de consommable avec par exemple l'usage d'une encre effaçable, de l'optimisation d'énergie ou de la mise en forme des documents. Ces mesures participent à l'engagement de toute l’entreprise à réduire sensiblement les frais liés à ses impressions en même temps que son empreinte carbone.

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