La dématérialisation du cachet d’entreprise pour faciliter la vie des équipes RH

Le cachet d’entreprise est indispensable aux Directions Générales afin de contracter au nom de l’entreprise et de sécuriser les documents dans bien les contextes d’utilisation comme les factures, les rapports financiers, le devis, les notes de frais, les documents de propriété intellectuelle, etc. 

Les entreprises et les entités publiques peuvent employer un cachet électronique afin de sceller en leur nom les documents, garantissant ainsi leur intégrité et leur origine. Découvrez ce que vous devez savoir sur la dématérialisation du cachet d’entreprise pour faciliter la vie des équipes RH.

Le cachet d’entreprise dématérialisé peut simplifier la gestion des ressources humaines

La dématérialisation du cachet de l'entreprise facilite généralement la vie des équipes RH. Notamment, il est utilisé afin de sceller les chartes de bonne conduite, le document plus répandu dans les entreprises, ou encore afin de cacheter des bulletins de paie de salariés. Grâce à lui, il est aussi possible de gérer les notes de frais efficacement et permettre aux salariés d’entreprises de se séparer des justificatifs papiers. 

Il existe plusieurs éditeurs qui proposent surtout comme service la dématérialisation de traitement de notes de frais. Ainsi, leurs clients peuvent se séparer de justificatifs papiers tout en apposant le cachet sur des notes de frais qui sont dématérialisées de leurs clients. De son côté, il existe des plateformes qui permettent à des salariés de soumettre leurs demandes des dépenses professionnelles. Lorsqu’un reçu est par ailleurs téléchargé sur une plateforme suite au paiement qui est effectué avec une carte, les éditeurs attestent, dans ce cas, de la réception de pièce jointe tout en la cachetant.

Dématérialiser le cachet d’entreprise afin de sécuriser les documents financiers

DAF ou Directeurs administratif et financier, contrôleurs de gestion, comptables, une entreprise décidant de dématérialiser les factures digitalise, de manière générale, tout un processus métier comme la suppression de frais d’impression et postaux, l’accélération des processus de paiement et l’optimisation de l’archivage. Vous êtes accompagné concrètement avec les services de cachet électronique dans un processus de digitalisation des factures émises et aussi dans le scellement des documents financiers comme les rapports financier ou d’audit, la publication des comptes, etc. 

Il existe des plateformes qui sont réservées aux membres de l’Ordre d’Experts-Comptables et qui utilisent le service afin de permettre à des experts-comptables de bénéficier du cachet d’entreprise dématérialisé. Ainsi, ils peuvent certifier l’origine et l’intégrité des documents des clients comme les liasses fiscales, les plaquettes financières, etc.

Optimiser la gestion de fournisseurs et d’achats avec un cachet d’entreprise dématérialisé

Dématérialiser ledit cachet de l’entreprise permet, dans le contexte de dématérialisation de processus achats, d’optimiser la gestion d’écosystème fournisseurs et surtout la gestion de contrats fournisseurs, de factures entrantes, ou bien l’approbation des audits qui sont réalisés chez les fournisseurs. 

Il existe des éditeurs de logiciels qui proposent à leurs clients le dispositif digital sécurisé pouvant garantir l’authenticité de transactions et de documents partagés dans un cadre de la gestion des achats et des fournisseurs comme les accords de confidentialité, la conformité des fournisseurs, les rapports d’audits, les appels d’offres fournisseurs et les contrats associés. 

Afin de garantir l’origine de documents échangés avec des fournisseurs, les éditeurs utilisent la solution de cachet électronique afin d’en garantir l’intégrité et de préserver la propriété intellectuelle d’acteurs. Dans le cas d’une numérisation des factures entrantes au format papier, les éditeurs peuvent utiliser le service pour sceller leurs documents et d’assurer l’intégrité depuis une date donnée. 

Dans une chaîne de dématérialisation, mais du côté de factures éditées à un format électronique, également le cachet permet d’assurer que la facture est bien le document original, ainsi que l’intégrité. Plusieurs fournisseurs des logiciels de gestion documentaire emploient le service afin de proposer aux clients de répondre aux différents cas d’usages. Certains grands comptes scellent l’ensemble des factures sortantes avec la solution.

Fiabiliser les processus de la contractualisation des équipes juridiques et protéger la propriété intellectuelle et l’innovation

Le service du cachet électronique permet généralement aux directions juridiques de bien digitaliser le cachet entreprise et de certifier que tous les contrats et les contenus émanent de leur entreprise pour les faire ensuite signer à la personne donnée comme un candidat, un salarié, un client ou un fournisseur. Ainsi, les éditeurs scellent leurs contrats électropie avant la signature pour assurer l’origine de l’émetteur et l’intégrité du document. 

Le cacheter électroniquement le document permet, dans ce contexte d’utilisation, de préserver une propriété intellectuelle, surtout dans le cadre des projets de co-création tout en protégeant les acteurs. Lorsque le cachet d’entreprise est dématérialisé, les clients peuvent donc sécuriser leurs actifs intellectuels et financiers ainsi que les procédés de fabrication respectifs. 

Le cachet garantit l’intégrité et l’origine de documents sensibles comme les brevets, les dépôts de brevets, les documents de conformité ou les techniques dans un cadre des cycles de production industrielle. Il constitue également un élément de preuve qui permet de vérifier que tous les documents sont issus d’une entreprise depuis une date certaine.